Seit dem 13.09.2022 steht fest: Zeiterfassung ist eine gesetzliche Pflicht. Für alle Unternehmen, egal aus welcher Branche. Denn nach dem EuGH-Urteil aus 2019 liegt nun ein weiteres Urteil vor. Dieses Mal vom Bundesarbeitsgericht. Wir erklären Ihnen, wie es zu dieser Entscheidung kam und geben Hinweise zur Umsetzung.

Arbeitsschutzgesetz schreibt Verpflichtung vor

Zwar ging es bei dem aktuellen Urteil des Bundesarbeitsgerichts vornehmlich um den Fall eines Betriebsrates, der eine zuverlässige Arbeitszeiterfassung für die Mitarbeitenden erreichen wollte, jedoch wurde hierbei auch endlich die Frage geklärt, ob in Deutschland bereits jetzt die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt – auch ohne vorherige Gesetzesanpassung, wie es die Bunderegierung nach dem ersten EuGH-Urteil geplant hatte.

Das Bundesarbeitsgericht bezog sich bei seiner Argumentation auf das Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Grundpflichten des Arbeitgebers ArbSchG). Es legte dieses nach Maßgabe des EuGH aus und kam zu dem Schluss, dass in Deutschland bereits schon jetzt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht. Darüber, wie die konkrete Umsetzung aussehen soll, wurde bisher noch geschwiegen. Vermutlich liegt es an den Unternehmen selbst, geeignete Lösungen zu finden. Wir haben bereits viele Erfahrungen mit verschiedenen Zeiterfassungssystemen gemacht und wissen daher, worauf es ankommt.

Wie setze ich die Zeiterfassung um?

Das aktuelle Urteil versetzt jetzt womöglich so manches Unternehmen unter Stress: „Wie soll ich das denn so schnell umsetzen? Noch eine gesetzliche Pflicht, die mir nur Ärger einbringt.“

Zum Glück gibt es jedoch bereits gut ausgeklügelte Systeme, die die Mitarbeiterzeiten zuverlässig erfassen. Die alten Stempelkarten aus den 70ern haben Gott sei Dank ausgedient. Auch die ominösen Excel-Tabellen oder gar Handzettel, in denen die Mitarbeitenden ihre Zeiten mehr oder weniger nachvollziehbar notieren, sind längst überholt.

Sie sollten sich jedoch nicht für das erstbeste Zeiterfassungssystem entscheiden, das Ihnen unterkommt. Was Sie bei Ihrer Entscheidung beachten sollten, erklären wir Ihnen im Folgenden.

1. Die Zeiterfassung darf die Mitarbeitenden nicht an den Firmenstandort binden

In vielen Unternehmen gibt es Terminals, über die die Mitarbeitenden beim Betreten des Gebäudes ihre Zeiten erfassen. In der heutigen Home-Office-Ära ist es allerdings undenkbar, die Mitarbeitenden wieder zu zwingen, täglich ins Büro zu kommen. Mitarbeitende auf Baustellen, im Außendienst und auf Geschäftsreise müssen ebenso bedacht werden. Ihnen ist es entweder schier unmöglich, zum „Stempeln“ ins Büro zu fahren oder der Umweg zur Firma würde einen erheblichen (zeitlichen) Mehraufwand mit sich bringen. Wichtig ist daher, dass Ihr Team die Möglichkeit bekommt, ihre Personalzeit auch via Smartphone-App oder PC-Client zu erfassen.

2. Geben Sie sich nicht mit der bloßen „Pflichterfüllung“ zufrieden

Die bloße Einhaltung einer gesetzlichen Verpflichtung widerstrebt wirtschaftlich denkenden Unternehmerinnen und Unternehmern. Sie wollen weitere Nutzen aus der Zeiterfassung ziehen. Bei einer digitalen Arbeitszeiterfassung sollten Funktionen vorhanden sein, die für den ganzen Betrieb nützlich sind. Ihre Personalabteilung freut sich bestimmt, Prozesse rund um Urlaubsanträge und Abwesenheiten automatisch abwickeln zu können.

Auch für die Finanzbuchhaltung, Auftragszeiterfassung oder Schichtplanung können weitere Funktionen der Zeiterfassung Gold wert sein. Nachvollziehbare, verlässliche Daten, transparente Vorgänge – all das kann ein Zeiterfassungssystem heutzutage bieten. 

3. Die Zeiterfassung muss einfach sein

Neue Systeme werden im Unternehmen oft misstrauisch beäugt. Sie kennen das: Selbst an die neue tolle Kaffeemaschine müssen Sie sich erst gewöhnen. Zu viele Knöpfe, Anzeigen und Einstellungsoptionen sind dabei wenig hilfreich. Wer will schon morgens immer erst wieder die Anleitung lesen – vor dem ersten Kaffee?

Das neue Zeiterfassungssystem sollte daher einfach zu bedienen sein. Nicht nur für die Mitarbeitenden, die ihre Zeiten stempeln, sondern auch für die Personalabteilung, die das System verwaltet. Nur so kommt es beim Team gut an und wird schnell akzeptiert.

Eine offene und transparente Kommunikation sollte vor der Einführung allerdings selbstverständlich sein. Es darf nicht das Gefühl aufkommen, dass Mitarbeitende überwacht werden. Im Gegenteil: Den Kolleginnen und Kollegen sollten die Vorteile des neuen Systems vermittelt werden. Es wird ihnen z.B. einfacher gemacht, Überstunden nachzuweisen und abzubauen. Auch flexible Arbeitszeiten werden möglich.

4. Die Einführung im Unternehmen sollte schnell gehen

So manch einer entscheidet sich zwar schnell für ein System, aber die Umsetzung zieht sich über Wochen oder sogar Monate. Überlegen Sie daher vorher genau, wie einfach sich die Zeiterfassung in Ihren Betrieb integrieren lässt. Vorteilhaft sind cloudbasierte Lösungen, bei denen die Daten gar nicht in einer eigenen, firmeninternen Datenbank gespeichert werden müssen. Zusätzliche Hardware-Ressourcen können Sie sich hierdurch ebenfalls sparen. Ihre interne IT-Abteilung muss sich also nicht auch noch darum kümmern.

5. Die Mitarbeiterdaten müssen sicher gespeichert werden

Ein wichtiger Aspekt ist auch die Datensicherung und -sicherheit. Bei Cloud-Anbietern kommen oft US-Server wie die von Amazon Web Services (AWS) zum Einsatz. Bei den Zeiterfassungsdaten handelt es sich jedoch um sensible Mitarbeiterdaten. Diese sind es wert, dass Sie eine Minute länger überlegen, welchem Dienstleister oder Großkonzern Sie diese anvertrauen wollen.

Ein zuverlässiger Zugriffschutz kann außerdem oft nur mit professionellen Systemen mit entsprechenden Zugriffs-/ Berechtigungsregelungen erreicht werden.

Startklar für die Umsetzung?

Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit unseren Hinweisen weiterhelfen. Ein Zeiterfassungssystem ist kein „notwendiges Übel“, das man „halt haben muss“, sondern es kann tatsächlich viele Vorteile mit sich bringen. Durch die Nutzung einer professionellen, digitalen Lösung können Sie Zeitmanagement, Flexibilität und Arbeitsatmosphäre in Ihrem Unternehmen enorm verbessern.

Gerne unterstützen wir Sie dabei, schnell und kostengünstig ein Zeiterfassungssystem einzuführen, von dem Ihr ganzer Betrieb profitiert. Wenden Sie sich für ein erstes, unverbindliches Beratungsgespräch einfach an unsere Experten aus der Anwendungsentwicklung. Christian Clemens und Stephan Streuer freuen sich, von Ihnen zu hören.